Mengenal & Memahami Penulisan Surat Bahasa Inggris

Mengenal Surat Berbahasa Inggris

Surat (letter) adalah media komunikasi yang mengandung pesan (message) yang ditulis oleh pemilik pesan (sender) dan disampaikan/diteruskan pada penerima pesan (receiver) tersebut. Oleh karena itu, surat haruslah memiliki atribut (tanda pengenal) bahwa itu adalah sebuah surat khususnya surat berbahasa inggris (English Correspondences). Cara menulis surat berbahasa inggris sedikit berbeda dengan bahasa Indonesia. Perbedaan itu sebenarnya bukanlah hal yang mendasar akan tetapi lebih terletak pada aspek formalitas penulisan dan ketertiban dalam penulisan surat berbahasa inggris agar layak disebut sebagai sebuah surat berbahasa inggris.

Jenis-jenis Surat Bahasa Inggris

Surat berbahasa inggris banyak sekali macamnya, dari jenis surat biasa, informal hingga surat resmi. Masing-masing jenis surat tersebut memiliki aturan sendiri-sendiri yang kelak akan dibahas tuntas satu demi satu di pelg-grammar  ini. Selain itu, bahasan mengenai surat-menyurat ini nantinya akan difokuskan pada tingkat urgensitas (tingkat penting, lebih penting dan paling penting) dari sebuah surat.

Unsur-unsur Umum pada sebuah Surat Berbahasa Inggris

Berikut ini adalah hal pokok yang harus ada dalam penulisan surat berbahasa inggris, yakni:



1. Nama pengirim beserta alamatnya
2. Waktu dan tanggal surat
3. Nama penerima dan alamat tujuan surat
4. Subject surat (Judul surat --- merupakan inti pokok mengapa surat itu dikirim --- untuk tujuan apa)
5. Salam Pembuka
6. Pokok surat (Body of letter)
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan dan Nama Pengirim.

#Nama Pengirim Beserta Alamat Pengirim

Unsur surat pertama adalah Nama pengirim beserta alamat pengirim surat.
Contoh penulisan:

Mr Abdullah Caesar
Jl Muara Angke, No 14, RT04
Kel Bunga, Kec Mawar
Magelang, Jawa Tengah 56163

Pada penulisan Nama dan alamat, hindari tanda baca titik (.) --- hanya diperbolehkan tanda baca koma (,). terkecuali bila anda mencantumkan alamat email, atau website personal anda,
Contoh:

Mr Abdullah Caesar
Jl Muara Angke, No 14, RT04
Kel Bunga, Kec Mawar
Magelang, Jawa Tengah 56163
abdulcaes@gmail.com

Tanda baca titik-dua (:) dan plus (+) dapat dicantumkan bilamana nomor telpon/hp disertakan.
Contoh:

Mr Abdullah Caesar
Jl Muara Angke, No 14, RT04
Kel Bunga, Kec Mawar
Magelang, Jawa Tengah 56163
Telp: +62 857 6818 3511  
abdulcaes@gmail.com

#Waktu/Tanggal Surat

Bentuk penulisan waktu atau tanggal surat ini bergantung pada apakah surat itu ditujukan untuk orang yang Amerika (English American), British (English British), Australia, atau umum. Untuk menghindari kesalahan dalam penulisan waktu/tanggal surat ini, jalan terbaik adalah mencantumkan tanggal secara lengkap dengan urutan: tanggal/bulan/tahun.
Contoh penulisan:

28 October 2016

Jadi, tidak perlu lagi untuk bingung menentukan apakah harus ditulis October 28, 2016 (AmE), 28nd October 2016 (GB) atau, October 28nd, 2016.

#Nama & Alamat Penerima Surat

Penulisan nama dan alamat penerima surat umumnya digunakan/ditulis khusus untuk surat resmi. Sedangkan surat biasa atau tidak resmi dapat mengabaikan bagian ini dan langsung saja menuju subject surat atau salam pembuka surat. Penulisan nama dan alamat penerima surat sama persis seperti penulisan nama dan alamat pengirim surat.

#Subject Surat

Subject surat sangat penting sebagai inti pokok dikirimnya sebuah surat. Subject surat disebut juga dengan judul surat. Pada penulisan subject surat ini, ditulis dengan cetak tebal atau diberi garis bawah tanpa menggunakan tanda baca apapun. Selain itu, setiap huruf awal dari kata-kata dalam subject tersebut ditulis dalam bentuk huruf kapital. Penulisan Subject tidak perlu panjang, jadi ditulis sesingkat mungkin tapi merepresentasikan (baca: mewakili) segenap apa yang ada dalam tubuh surat.
Contoh Penulisan:

Cara Mendaftar & Persyaratan Ujian Masuk

#Salam Pembuka Surat

Salam pembuka termasuk bagian surat terpenting. Dalam surat bahasa inggris, penulisan salam pembuka ditentukan oleh: apakah anda mengenal nama penerima atau tidak. Bila mengenal nama penerima surat, maka cantumkanlah nama tersebut di salam pembuka.
Contoh Penulisan:

Dear John Tombeng

Contoh lain:

Dear J Tombeng

Bilamana tidak mengetahui/mengenal nama penerima surat, maka gunakan kata /sir/ atau /madam/.
Contoh:

Dear Sir

Dear Madam

Penulisan diatas tidak diikuti oleh tanda baca apapun walaupun terdapat singkatan nama --- dan, harus ditulis dengan huruf kapital (huruf besar) diawal kata-katanya.

#Pokok Surat (Body of Letter)

Pokok surat adalah rincian pesan yang akan dikomunikasikan. Sebaiknya, pokok surat memiliki paling banyak 3 buah paragraph, yang masing-masing paragraph mengandung ide pokok paragrap sebagai berikut:

1. Ide Pokok Paragraph Pertama berisi tentang: Alasan dan sumber penyebab surat itu dikirim.
2. Ide Pokok Paragraph Kedua berisi tentang: Rincian pesan yang ingin disampaikan.
3. Ide Pokok Paragraph Ketiga berisi tentang: Follow-up atau harapan dan tindak lanjut pasca pengiriman surat.

Contoh Penulisan:

Paragraph Pertama:

Reading your announcement in the daily "Merdeka" newspaper,

I am interested in working for your company for the position of 

general secretary.

Paragraph Kedua:

I was graduated from University of Indonesia,

English department and have 4 years experience in the same field.

I can operate computer and has good capacity in Microsoft Access,

presentation and managing working agenda.

Besides, I can speak English both oral and written fluently.

Paragraph Ketiga:

I look forward to hearing from you soon.

Dari contoh diatas, kita dapat melihat bahwa pokok surat harus ditulis sesingkat mungkin akan tetapi menggambarkan hal-hal pokok yang paling penting untuk disampaikan. Hindari tanda baca seru, tanda baca tanya atau tanda baca yang bersifat membingungkan lainnya seperti @,*,^ ) dan sebagainya. Selain itu, pada surat lamaran kerja seperti yang dicontohkan diatas, tidak perlu menambahkan kata-kata atau kalimat seperti: ".............. sebagai bahan pertimbangan bapak, perkenankanlah saya lampirkan ... bla bla bla ... (lol) ..." yang jelas, surat lamaran umumnya telah mencantumkan (enclosed) referensi tambahan disamping surat lamaran diatas.

#Salam Penutup

Penulisan salam penutup ditulis berdasarkan salam pembuka. Bila pada salam pembuka diketahui nama tujuan atau nama si penerima surat, maka yang harus ditulis adalah ....
Contoh Penulisan:

Yours sincerely

Bilamana tidak diketahui nama penerima surat, maka ditulis, sbb:

Yours faithfully

Pada penulisan salam penutup ini, huruf kapital hanya ditulis pada awalnya saja, yaitu pada kata-kata "yours" --> "Yours", sedangkan pada "sincerely" atau "faithfully" ditulis huruf kecil semua dan tanpa tanda baca apapun yang menyertainya.

#Tanda tangan dan Nama Pengirim

Yang terakhir adalah tanda tangan dan nama pengirim. Khusus nama pengirim ditulis seperti contoh berikut ini:

Achmad Ramdhani

Atau,

A Ramdhani

Bila dicantumkan jabatan profesi maka ditulis dibawahnya.
Contoh:

Achmad Ramdhani
General Manager

#Tambahan:
Pada contoh surat lamaran, sering ditambahkan berkas referensi seperti; ijazah, kartu identitas, surat pengalaman kerja dan sebagainya. Ini disebut dengan Enclosed Letter atau yang menyertai surat atau Lampiran Surat Lamaran Kerja.
Anda dapat mencantumkan lampiran tersebut dalam surat lamaran kerja tersebut.
Contoh Penulisannnya:

Enc: 3

--- artinya, lampiran pada surat lamaran kerja anda ada 3 helai atau 3 eksemplar.